L’Ufficio VII della Direzione Generale per le risorse umane e finanziarie del Ministero dell’Istruzione, in questi ultimi giorni, ha promosso e coordinato il «Vademecum» o «Linee guida» per il controllo di regolarità amministrativa e contabile delle istituzioni scolastiche.
Il documento è uno strumento a disposizione dei Revisori dei conti per il controllo della regolarità amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche al fine di promuovere e garantire la leale collaborazione fra Revisori e scuole.
Perché il Vademecum
Il «Vademecum» o «Linee guida» contiene molte indicazioni utili anche per le scuole, per quanto concerne gli aspetti contabili, l’attività negoziale e la contrattazione integrativa di istituto.
Implicitamente il Ministero con tale strumento ha inteso attivare un’azione uniforme e adeguata dell’attività di controllo per verificare, in linea generale, la regolarità formale e sostanziale del processo decisionale, la conformità alle norme e/o ai criteri posti come parametri di misurazione della “buona amministrazione”, ma soprattutto per “omogeneizzare i comportamenti dei Revisori medesimi su tutto il territorio nazionale”.
Emerge chiaramente che l’interesse da tutelare è quello di garantire il corretto uso delle risorse pubbliche nel rispetto degli indirizzi formulati dagli organi preposti.
Il legislatore negli anni, allo scopo di garantire una corretta e sana gestione delle risorse pubbliche, ha voluto assegnare, agli organi di revisione la verifica dei processi decisionali degli organi di governo degli enti, chiamando il Revisore dei conti a “svolgere attività indirizzate a verificare la legittimità delle deliberazioni, la coerenza e congruenza dei comportamenti e il controllo sui risultati” attribuendogli compiti specifici nell’ambito dei controlli di regolarità amministrativa e contabile. I Revisori dei conti, come ben noto, sono chiamati a svolgere, tra l’altro, anche attività di controllo successivo, che viene esercitata su atti e documenti che hanno già prodotto i loro effetti.
Va ricordato inoltre che con il Decreto 28 agosto 2018, n. 129, il Ministero dell’Istruzione, (di concerto con il Ministero dell’Economia e delle Finanze), aveva già proceduto ad adottare il nuovo Regolamento di contabilità, cioè le “Istruzioni generali sulla gestione amministrativo‐contabile delle Istituzioni scolastiche”, dove l’articolo 49 disciplinava nel dettaglio il controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui all’articolo 1, comma 1, lettera a), e all’articolo 2 del D.lgs. n. 286/1999 e al D.lgs. n. 123/2011.
Come è articolato il Vademecum
Il «Vademecum», così come proposto, si incardina nell’alveo della legislazione di riferimento vigente, anche se è nell’intento del Ministero procedere ad una revisione periodica dello stesso, al fine di garantirne il regolare aggiornamento in conformità con le future evoluzioni normative.
Il «Vademecum» o «Linee guida» nel dettaglio si compone di quattro sezioni:
- Il controllo di regolarità amministrativo-contabile;
- Le attività amministrativo-contabili nelle Istituzioni scolastiche;
- Le modalità di svolgimento dei controlli;
- Cenni sulla responsabilità dei Revisori.
1. Il controllo di regolarità amministrativo-contabile
Fornisce un inquadramento normativo preliminare rispetto alla disciplina dei controlli di regolarità amministrativo‐contabile. Descrive i requisiti dei Revisori, l’incarico di revisione, i compiti dei Revisori, i compensi e le spese di missione, nonché gli ambiti territoriali di revisione afferenti a ciascun Ufficio Scolastico Regionale.
2. Le attività amministrativo-contabili nelle Istituzioni scolastiche
Descrive i processi di gestione del bilancio delle Istituzioni scolastiche alla luce delle disposizioni previste nel D.I. 129/2018 e illustra l’attività negoziale e la contrattazione integrativa delle Scuole.
3. Le modalità di svolgimento dei controlli
Riporta i principi a cui attenersi e gli strumenti a disposizione dei Revisori nell’espletamento delle proprie attività di controllo e dettaglia, inoltre, i controlli che devono essere effettuati (con focus specifici rispetto alla verifica del Programma Annuale, del Conto Consuntivo e all’esame e riaccertamento dei residui).
4. Cenni sulla responsabilità dei Revisori
Illustra le responsabilità in cui i Revisori possono incorrere nell’esercizio delle loro funzioni (responsabilità amministrativa, civile e penale).
Check list dei controlli
Accompagna il «Vademecum», una articolata check list dei diversi controlli che i Revisori sono tenuti ad effettuare e che riguarda, in particolare, la verifica della regolare tenuta delle scritture contabili, libri e registri, verifiche inventariali, verifiche di cassa, obblighi in materia di tracciabilità dei flussi finanziari, certificazione di compatibilità finanziaria dell’ipotesi di contratto integrativo, ecc.
La check list contiene altresì tre specifici focus orientati al controllo del Programma annuale, del Conto Consuntivo e alla verifica di cassa.
Revisori dei conti e loro funzioni
I Revisori dei conti nell’esercizio delle loro funzioni hanno l’obbligo di prendere cognizione della struttura amministrativa e contabile dell’ente, in modo particolare dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile dell’Istituzione scolastica.
Sarà, quindi, utile a tale scopo che i Revisori acquisiscano i regolamenti di organizzazione e funzionamento, di Amministrazione e contabilità, nonché la dotazione organica del personale. Tali elementi consentiranno ai Revisori di poter conoscere, in tempi brevissimi, l’attività svolta.
Per quanto riguarda gli aspetti contabili, i Revisori dovranno effettuare una prima ricognizione sull’esistenza dei libri e registri contabili previsti dalla normativa vigente.
L’articolo 51 del Decreto 28 agosto 2018, n. 129 disciplina nel dettaglio l’incarico dei Revisori dei conti e definisce i compiti loro attribuiti.
Il comma 1 del suddetto articolo afferma che “i Revisori, nell’espletamento delle attività di controllo di legittimità e regolarità amministrativa e contabile esprimono il parere obbligatorio a supporto delle determinazioni del Consiglio d’Istituto in ordine all’approvazione del Programma Annuale e del Conto Consuntivo”.
Il comma 2 definisce il numero di visite periodiche, almeno due nell’anno all’interno di ciascuna Istituzione scolastica, e i singoli controlli effettuabili anche a distanza attraverso l’uso di strumenti informatici finalizzati al controllo delle attività contabili e amministrative della scuola.
Azioni ai sensi del comma 2, articolo 51 del Decreto interministeriale 28 agosto 2018, n. 129
| Lett. | LE VERIFICHE |
|---|---|
| a) | Verifica della regolarità e della corretta tenuta dei libri obbligatori e delle scritture contabili. |
| b) | Verifica della coerenza nell’impiego delle risorse in funzione degli obiettivi individuati nel Piano Triennale dell’Offerta Formativa (a seguire anche “P.T.O.F.”), nel Programma Annuale e nelle relative variazioni. |
| c) | Riscontro dei dati presenti nelle scritture contabili con quelli riportati nei documenti contabili di programmazione e rendicontazione, verificando la correttezza dei risultati finanziari, economici e patrimoniali della gestione e l’esattezza e la chiarezza dei dati contabili presentati nei prospetti di bilancio e nei relativi allegati. |
| d) | Verifica della attendibilità delle valutazioni di stima del Programma Annuale e della corretta esposizione dei dati contabili nel Programma medesimo e nel Conto Consuntivo. |
| e) | Riscontro, almeno semestrale, sulla consistenza di cassa, dei depositi e dei titoli di proprietà. |
| f) | Analisi finanziaria, patrimoniale ed economica della gestione, per individuare informazioni circa stabilità, sostenibilità o criticità dell’equilibrio di bilancio. |
| g) | Controllo sulla compatibilità dei costi della contrattazione collettiva integrativa di sede con le risorse all’uopo assegnate all’Istituzione scolastica, con i vincoli di bilancio e quelli derivanti dall’applicazione delle norme di legge, con particolare riferimento alle disposizioni inderogabili che incidono sulla misura e sulla corresponsione dei trattamenti accessori. |
Conto consuntivo della gestione annuale
Nell’esame del Conto Consuntivo della gestione annuale, ai Revisori dei conti vengono indicati compiti e responsabilità:
a) riferiscono sulla regolarità della gestione finanziaria e patrimoniale, secondo gli elementi tratti dagli atti esaminati e dalle verifiche periodiche effettuate nel corso dell’esercizio;
b) rilevano ed analizzano il livello percentuale di utilizzo della dotazione finanziaria e delle dotazioni annuali di ciascun progetto d’istituto;
c) evidenziano i risultati della gestione finanziaria e patrimoniale;
d) esprimono parere sul Conto, con particolare riguardo alla concordanza dei risultati esposti con le scritture contabili;
e) corredano la relazione con tabelle di rilevazione dei costi inerenti alle attività e ai progetti realizzati dall’Istituzione scolastica, finalizzate all’analisi costi/benefici da parte dell’Amministrazione scolastica, nonché con altre notizie e dati richiesti dall’Amministrazione vigilante.
Controlli e rendicontazione
Infine, il comma 4 afferma che “i Revisori dei conti svolgono, altresì, su specifico incarico delle rispettive Amministrazioni di appartenenza gli altri controlli e verifiche richiesti, anche per esigenze di monitoraggio della spesa pubblica. Essi, inoltre, procedono alla verifica del corretto utilizzo delle risorse finalizzate alla realizzazione di attività gestite su progetti o affidamenti da parte di soggetti pubblici e privati, nonché su progetti nazionali ed europei e della connessa rendicontazione di spesa, svolgendo, ove richiesto, anche attività di rendicontazione”.
Le attività negoziali delle istituzioni scolastiche
L’articolo 52 del Decreto 28 agosto 2018, n. 129 disciplina i controlli di regolarità amministrativo-contabile che i Revisori dei conti effettuano presso le Istituzioni scolastiche con riferimento alle singole attività negoziali, disciplinate dagli articoli 43-48 del D.I. n. 129/2018.
L’art. 43 del Regolamento riconosce a ciascuna Istituzione scolastica piena capacità e autonomia negoziale, limitata solo da quanto specificamente previsto dal regolamento stesso e dalla normativa vigente.
Nello specifico, l’art. 45 del Regolamento elenca, al comma 1, le fattispecie in cui il singolo provvedimento inerente all’attività negoziale è di competenza del Consiglio d’Istituto e, al comma 2, invece, quelle che, sebbene di competenza del DS, devono essere esercitate nel rispetto della regolamentazione generale contenuta in una delibera del Consiglio d’Istituto, che ne stabilisce criteri e limiti.
Esaminando le attività negoziali ricorrenti nelle Istituzioni scolastiche, si possono individuare le possibili criticità e dunque alcuni possibili punti di controllo da parte dei Revisori. Nell’ambito di tali attività, il controllo dei Revisori prende in esame l’intero “ciclo di vita” dell’affidamento (programmazione, progettazione, selezione del contraente, stipula del contratto ed esecuzione contrattuale), articolato e scorporabile, in termini analitici, dove corre l’obbligo di effettuare diverse tipologie di controlli.
In quest’ultima cornice le Scuole possono trovare uno spunto riflessivo sul proprio agire nella cronologia del «Vademecum» e della check list di accompagnamento.
